Audit & conseils en archivage

Qu'est ce qu'un audit des archives

L’archivage des documents ne répond pas uniquement à une problématique administrative et obligatoire.

La gestion des archives se conçoit dès la création des documents et comprend les l’ensemble des besoins en archivage, spécifiquement liés à l’activité de l’entreprise.

La réalisation d'un audit d’archivage est un préalable nécessaire pour être en mesure d’établir un plan d’archivage cohérent et conduire une politique d’archivage pertinente.

L’audit des archives a pour principal objectif d’étudier l’environnement ou le contexte documentaire de la société ainsi que la politique d’archivage à mettre en place.

Etude de l'existant

L’étude de l’existant est la première étape du processus, elle permet d'identifier :

  • type de document
  • état de conservation
  • méthode d’organisation
  • ressources humaines affectées à la gestion des archives.

Chaque société comporte ses spécificités d’archivage. Pour chacune d’elles, nous mettons en place une stratégie de mode de conservation des archives adaptée.

Pour cela notre équipe se déplace afin d’effectuer un audit complet de vos processus internes.

La plan de classement

L'audit d’archivage permet d’établir un plan de classement des archives auquel est associé une procédure écrite présentant l’organisation et la mise en œuvre de l’archivage.

Ce plan sépare les grandes catégories de documents afin de pouvoir ensuite retrouver les archives facilement.

Le respect du plan de classement permet d'accroître la productivité de l'entreprise.

Ses éléments constitutifs sont :

  • Le calendrier et le périmètre d’archivage
  • Les demandes de rechargement
  • La conservation des documents selon les durées légales à respecter
  • La destruction des archives lorsque leurs durées légales de conservation sont dépassées
Rôle du plan de classement

Le plan de classement assure la cohérence de la politique d’archivage de l’entreprise.

Dans le cadre d’une restructuration ou d’une réorganisation, une entreprise doit s’assurer que l’ensemble des archives soient bien transmises, surtout si les changements profonds portent sur son organisation.

Le plan de classement, dans cette situation de transition, est un outil indispensable pour garantir la conservation et la pérennité de l’intégrité physique des documents archivés.

Objectif de la démarche

Il convient de rappeler également que le plan de classement répond à des règles de bases à suivre, afin d’être toujours en mesure de retrouver les documents reçus et produits quand cela est nécessaire.

Sa mise en œuvre a pour objectif de faciliter le classement des archives qui deviens un outil et non plus une contrainte.

Toute procédure d’archivage en entreprise nécessite un plan de classement se présentant sous la forme d’une arborescence à plusieurs niveaux. Cette mise en forme détaille toutes les missions du service d’archivage.

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